Polityka prywatności

1. Administrator i dane kontaktowe

Operatorem platformy Saldora jest DMT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Budowlanych 1A, 62-081 Baranowo, wpisana do rejestru przedsiębiorców — KRS 0000836521, NIP 7812007881, REGON 38587741400000 („DMT”, „my”).

W sprawach prywatności można skontaktować się z nami pod adresem konrad@dmt.zone.

DMT jest administratorem danych związanych z kontem, umową, kontaktem, rozliczeniami i bezpieczeństwem platformy. Gdy biuro rachunkowe powierza nam dane swoich klientów, pracowników lub kontrahentów, DMT co do zasady działa jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie biura, a biuro pozostaje administratorem. Szczegóły określa umowa, w tym umowa powierzenia przetwarzania danych.

2. Zakres i źródła danych

W zależności od używanych funkcji przetwarzamy:

• dane konta i kontaktowe — imię i nazwisko, służbowy e-mail, biuro, role i uprawnienia;
• dane przedsiębiorców — nazwa, NIP, REGON, KRS, adres i informacje z rejestrów publicznych;
• dane rachunków i transakcji AIS — identyfikator i numer rachunku, bank, waluta, salda, historia operacji, daty, kwoty, opisy i kontrahenci;
• faktury i dokumenty księgowe — dane z KSeF, plików oraz skonfigurowanej skrzynki pocztowej;
• dane techniczne i audytowe — adres IP, sesja, znaczniki czasu, zdarzenia bezpieczeństwa oraz historia działań i zatwierdzeń;
• dane komunikacyjne i rozliczeniowe — zgłoszenia, ustalenia umowne i dane potrzebne do rozliczenia.

Dane otrzymujemy od użytkownika lub biura, z rejestrów publicznych, KSeF i skonfigurowanej poczty oraz — po udzieleniu zgody w banku — od banku przez Enable Banking. Nie prosimy o hasło do bankowości elektronicznej i nie otrzymujemy danych uwierzytelniających używanych w banku.

3. Cele i podstawy prawne

• świadczenie usługi, prowadzenie konta, integracje i wsparcie — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• rozliczenia i obowiązki wynikające z prawa — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, rozwój usługi, kontakt z przedstawicielami klienta oraz ustalanie i obrona roszczeń — uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• działania oparte na dobrowolnej zgodzie, gdy jest wymagana — art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
• dane powierzone przez biuro rachunkowe — na polecenie administratora i zgodnie z art. 28 RODO.

Podanie danych niezbędnych do konta lub umowy jest dobrowolne, ale bez nich nie udostępnimy odpowiednich funkcji. Integracje AIS, KSeF i pocztowa są opcjonalne.

4. AIS, KSeF i automatyzacja

Dostęp do informacji o rachunku

Saldora korzysta z Enable Banking, aby zapewnić dostęp do informacji o rachunkach (AIS). Uprawniona osoba udziela zgody bezpośrednio w procesie banku i odnawia ją, gdy jest to wymagane. Dostęp jest tylko do odczytu: Saldora nie inicjuje przelewów. Zgodę można odwołać w banku lub odłączyć rachunek w platformie.

KSeF i dokumenty

Po skonfigurowaniu uprawnienia możemy automatycznie pobierać z KSeF faktury wskazanego przedsiębiorcy. Dokumenty mogą być również przekazywane ręcznie albo przez skonfigurowaną skrzynkę pocztową.

Algorytmy i nadzór człowieka

Algorytmy, w tym modele sztucznej inteligencji, porządkują dane i proponują powiązania transakcji z fakturami. Użytkownik może każdą propozycję sprawdzić, poprawić lub odrzucić. Nie podejmujemy wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Ostateczne zatwierdzenie uzgodnienia należy do uprawnionego człowieka.

5. Odbiorcy danych i transfery

Dostęp do danych mogą otrzymać osoby upoważnione oraz dostawcy potrzebni do działania usługi, w szczególności dostawcy hostingu, kopii zapasowych, bezpieczeństwa, komunikacji i wsparcia. W integracjach odbiorcą lub pośrednikiem może być Enable Banking, właściwy bank, KSeF lub operator poczty. Podmioty przetwarzające działają na podstawie umów i instrukcji. Dane możemy też udostępnić organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Dążymy do przetwarzania danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli konkretny dostawca wymaga transferu poza EOG, stosujemy mechanizm przewidziany w RODO, w szczególności decyzję o adekwatności albo standardowe klauzule umowne i dodatkowe zabezpieczenia.

6. Retencja i bezpieczeństwo

Dane konta i umowy przechowujemy przez czas świadczenia usługi, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, obowiązków prawnych lub obrony roszczeń. Pliki źródłowe przesłane do platformy są domyślnie usuwane z magazynu plików po 90 dniach, chyba że umowa, obowiązek prawny albo wcześniejsze żądanie usunięcia uzasadnia inny termin. Surowe odpowiedzi AIS z listą transakcji przechowujemy w zaszyfrowanym archiwum przez 90 dni wyłącznie do kontroli kompletności, diagnozy i ponownego przetworzenia danych w ramach usługi. Po upływie terminu aplikacja blokuje ich odczyt, a zaszyfrowane rekordy usuwa najbliższy cykl retencji. Nie przekazujemy tego archiwum do modeli sztucznej inteligencji. Dane audytowe, informacje o integracjach i dane wyodrębnione przechowujemy przez okres potrzebny do rozliczalności i realizacji usługi.

Stosujemy środki dobrane do ryzyka, m.in. kontrolę dostępu, rozdzielenie danych biur, szyfrowanie sekretów integracji, bezpieczne sesje, kopie zapasowe, rejestrowanie istotnych operacji i ograniczoną retencję.

7. Prawa osób

W granicach RODO przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz wycofania zgody. Żądanie można przesłać na konrad@dmt.zone. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.

Jeżeli dane przetwarzamy wyłącznie w imieniu biura rachunkowego, pomożemy mu zrealizować żądanie albo wskażemy właściwego administratora. Można też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — informacje są dostępne na uodo.gov.pl.

8. Pliki cookie

W panelu używamy niezbędnych plików cookie do utrzymania bezpiecznej sesji i ochrony formularzy. Jeżeli wprowadzimy opcjonalną analitykę lub marketing, poinformujemy o tym i — gdy będzie to wymagane — poprosimy o zgodę.

9. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować wraz ze zmianą usługi, prawa lub sposobu przetwarzania. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie z datą obowiązywania. O istotnych zmianach poinformujemy aktywnych klientów w panelu lub e-mailem.